النقاط الرئيسية
| النقطة الرئيسية | المحتوى |
|---|---|
| أهمية الوثائق العصرية | تعزيز العمل الإداري وتطويره |
| خصائص الوثائق المهمة | الدقة والموثوقية والتنظيم وسهولة الوصول إليها وشمولية |
| حماية الوثائق | من التلف والفقدان في حالة الكوارث الطبيعية أو التكنولوجية |
| نظام تصنيف الوثائق | وجداول مدد استبقائها والتعامل مع الوثائق الجارية والوسيطة |
| تصنيف الوثائق غير المصنفة | عمليات الفرز مع مراعاة مدد الاستبقاء |
| الجوانب القانونية والتشريعية | لعملية إدارة الوثائق وتطور مشروع الوثائق |
منظومة إدارة الوثائق العصرية
نظمت دائرة الوثائق بمكتب محافظ شمال الباطنة بالتعاون مع بلدية شمال الباطنة حلقة عمل حول منظومة إدارة الوثائق العصرية.
مدى أهمية الوثائق التي تتعامل معها دوائر البلدية
قدم إبراهيم بن عامر العامري مدير عام مساعد ببلدية شمال الباطنة نبذة مختصرة عن أهمية وأنواع الوثائق التي تتعامل معها دوائر البلدية ومدى مساهمتها في تعزيز العمل الإداري وتطويره.
أهمية خصائص الوثائق
شدد على أهمية مراعاة خصائص الوثائق من حيث الدقة والموثوقية والتنظيم وسهولة الوصول إليها وشمولية الوثيقة على جميع المعلومات ذات الصلة بالموضوع.
حماية الوثائق
أكد على ضرورة حماية الوثائق من التلف والفقدان، خاصة في حالة وقوع كوارث طبيعية أو تكنولوجية، بناءً على أنها جزء من إدارة المؤسسة.
التصنيف والتعامل مع الوثائق
نظام تصنيف الوثائق
قدم محمد بن ناصر الحمداني رئيس قسم تنظيم الوثائق بدائرة الوثائق ورقة عمل استعرض فيها الهيكل التنظيمي للدائرة ودليل تصنيف الوثائق المشتركة والخصوصية، بالإضافة إلى المراحل العمرية للوثيقة وتحديد مصيرها النهائي.
التعامل مع الوثائق الجارية والوسيطة
أشار إلى أهمية استخدام نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها وآلية التعامل مع الوثائق الجارية والوسيطة لتحقيق تأثير إيجابي في بيئة العمل.
تصنيف الوثائق غير المصنفة
شرح آلية التعامل مع الوثائق غير المصنفة، من خلال عمليات الفرز ومراعاة مدد الاستبقاء المعتمدة في نظام التنصيف.
الجوانب القانونية والتشريعية
قدم الدكتور عبدالله بن سعيد البوسعيدي مدير دائرة الوثائق ورقة عمل تضمنت الجوانب القانونية والتشريعية المنظمة لعملية إدارة الوثائق، مع لمحة تاريخية عن تطور مشروع الوثائق وإرساء قانون إدارة الوثائق.
يهدف المرسوم السلطاني رقم 2008/28 إلى إنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ودور دائرة الوثائق بالمحافظة في تقديم الدعم الفني في مجال إدارة الوثائق العامة الجارية والوسيطة.
الأسئلة الشائعة
ما هي أهمية الوثائق العصرية في العمل الإداري؟
تساهم الوثائق العصرية في تعزيز وتطوير العمل الإداري.
ما هي الخصائص المهمة للوثائق؟
الدقة والموثوقية والتنظيم وسهولة الوصول إليها وشمولية الوثيقة.
كيف يتم التعامل مع الوثائق غير المصنفة؟
يتم التعامل مع الوثائق غير المصنفة عن طريق عمليات الفرز ومع مراعاة مدد الاستبقاء.